Fundamente: cost SMCP vs. venit decont
Sistemul contabil trebuie să țină în paralel două cifre pentru fiecare pacient: costul real (SMCP) și decontul CNAS. Aici stabilim regulile de bază.
- De ce nu e suficient să știi doar veniturile: costul pe caz e monitorizat prin OMS 1233/2013 (SMCP).
- Planul analitic recomandat pentru soft: CONT.SECȚIE.SURSĂ — cele 3 dimensiuni obligatorii.
- Cele 3 portofele (FNUASS via CNAS, buget de stat via MS, venituri proprii) — cum se separă în conturi.
- Momentul recunoașterii venitului: angajament vs. încasare (OMFP 1917/2005 + O 923/2014).
- Reguli de validare cost - venit: ce nu trebuie să lase sistemul contabil să treacă mai departe.
1.1 De ce două perspective, nu una
Spitalul public are, prin lege, obligația să monitorizeze costul pe caz clinic (SMCP — Sistemul de Monitorizare a Costurilor pe Pacient), conform OMS 1233/2013 și metodologiei SNSPMS. Dar CNAS-ul nu decontează costul real, ci un tarif standardizat (DRG, per diem, punct amb.). Diferența e marja spitalului (sau pierderea).
Cele două cifre pe același pacient
| Perspectivă | Sursă date | Cine urmărește | Bază legală |
|---|---|---|---|
| Cost real pe caz (SMCP) | Contabilitate (cls. 6) alocată pe pacient | Manager, SNSPMS, INMSS | OMS 1233/2013, HG 521/2023 |
| Venit decontat pe caz (DRG/zi/punct) | SIUI + SMDPC + facturare CAS | CNAS, contabil-șef | Ord. 1857/441/2023 anexele 22, 23 |
| Marja pe caz | Calc: venit − cost alocat | Manager, șef secție | Uz intern (nu se raportează) |
Dacă sistemul contabil înregistrează doar decontarea (venitul), managerul nu poate răspunde la întrebarea „ce secție pierde bani?". Dacă înregistrează doar cheltuiala (SMCP), nu poți spune „am recuperat de la CNAS 78% din costul real". Ambele trebuie să existe simultan, pe același identificator de pacient, altfel modelul e mut.
1.2 Planul analitic — regula CONT.SECȚIE.SURSĂ
Planul de conturi din OMFP 1917/2005 dă contul sintetic (ex: 6022 „Medicamente și materiale farmaceutice"). Trebuie să se extindă fiecare cont cu analitic pe secție și sursă de finanțare. Fără asta, un consum de citostatic nu poate fi decontat pe pass-through PN — pentru că se amestecă cu consumul obișnuit din DRG.
Exemple de analitic extins recomandat
| Cont sintetic | Analitic secție | Analitic sursă | Codificare recomandată |
|---|---|---|---|
| 6022 · Medicamente | CHIRURGIE | CNAS-DRG | 6022.CHIR.DRG |
| 6022 · Medicamente | ONCOLOGIE | CNAS-PN-P3 | 6022.ONC.PN.P3 |
| 641 · Salarii personal | UPU | MS-UPU | 641.UPU.MS |
| 641 · Salarii personal | AMB-CARDIO | CNAS-AMB | 641.AMBCARDIO.AMB |
| 7511 · Contribuții CNAS | CHIRURGIE | DRG | 7511.CHIR.DRG |
| 7515 · Alte contribuții CNAS (pass-through) | ONCOLOGIE | PN-P3 | 7515.ONC.PN.P3 |
| 772 · Alocație bugetară | UPU | MS-UPU | 772.UPU.MS |
| 779 · Venituri neimpozabile | GLOBAL | DONAȚII | 779.GLOB.DON |
Cele 8 surse de finanțare — cod SURSĂ recomandat
| Cod | Sursă | Cont venit principal | Portofel |
|---|---|---|---|
| DRG | CNAS · spitalizare continuă (DRG) | 7511 (analitic DRG) | FNUASS |
| ZI | CNAS · spitalizare de zi (Anexa 22) | 7511 (analitic ZI) | FNUASS |
| CRO | CNAS · cronici/recuperare per diem | 7511 (analitic CRO) | FNUASS |
| AMB | CNAS · ambulator clinic (puncte) | 7511 (analitic AMB) | FNUASS |
| PAR | CNAS · paraclinic (Anexa 17) | 7511 (analitic PAR) | FNUASS |
| PN | CNAS · Programe Naționale (pass-through) | 7515 (analitic PN) | FNUASS |
| MS-UPU | MS · alocație UPU/CPU | 772 (analitic UPU) | Buget stat |
| MS-PNS | MS · Programe Sănătate (unde MS finanțează direct) | 7515 (analitic PNS) | Buget stat |
| VP-COP | Coplată (5-10 lei/externare) | 704 | Venituri proprii |
| VP-CER | Servicii la cerere / la plată | 704 | Venituri proprii |
| VP-CHI | Chirii cabinete, spații | 706 | Venituri proprii |
| SPO | Sponsorizări (L 32/1994) | 779 | Venituri proprii |
| PNR | PNRR / fonduri UE | 139 → 7584 (eșalonat) | Buget stat/UE |
1.3 Momentul recunoașterii — angajament vs. încasare
Instituțiile publice țin contabilitatea de angajamente (accrual), nu de cash. Venitul CNAS se recunoaște la validarea serviciului, nu la încasarea banilor. Ordinea celor 3 momente:
| Moment | Eveniment declanșator | Articol contabil | Când |
|---|---|---|---|
| 1. Constatare drept | Serviciu prestat + FOCG/serviciu validat | D 411X / C 7511 (analitic) | La externare + validare SMDPC (uzual luna următoare) |
| 2. Facturare CNAS | Emitere factură pe raport lunar validat | (fără articol nou — deja în 411X) | Ziua 5-15 a lunii M+1 |
| 3. Încasare | Extras trezorerie CAS | D 5601 / C 411X (analitic) | Uzual ziua 25 M+2 |
| 4. Regularizare trimestrială | Note CAS pentru servicii > plafon | D 411X / C 7511 (sau invers) | La sfârșit trimestru |
Externare 15 martie, cod DRG G07C, VR 1,1834, TCP 1.850 lei ⇒ decont teoretic 2.189,29 lei.
- Martie: cheltuieli directe pe caz (medicație, materiale, salarii ATI, hotelier) intră pe cls. 6, alocate analitic pe CHIRURGIE.DRG. Zero venit încă.
- Aprilie: SMDPC transmis 5 aprilie, cazul validat 25 aprilie. Se face D 4111.CAS.CHIR.DRG = 2.189,29 / C 7511.CHIR.DRG = 2.189,29. Venitul apare în luna aprilie.
- Mai: încasare 25 mai: D 5601 / C 4111.CAS.CHIR.DRG = 2.189,29. Marja pe caz devine calculabilă: 2.189 − cost alocat SMCP martie.
Sistemul contabil tău trebuie să lege cele 3 luni pe același ID caz, altfel raportul „marja pe secție martie" e greșit.
1.4 Reguli de validare cost - venit (must-have)
Ce nu trebuie să lase sistemul contabil să treacă mai departe:
- FOCG fără cod ICD-10 principal → blocare externare. Fără cod, nu se grupează DRG, nu se decontează.
- Consum PN fără CNP + serie lot decomisionată SNVM → blocare bon de consum. Fără trasabilitate, PN se refuză la validare.
- Bilet de trimitere expirat/inexistent pentru amb/paraclinic → blocare programare. Anexa 13/17 cere biletul.
- Consultație ambulator fără card CEAS validat sau adeverință → marcare „nedecontabilă", cu opțiune plată la cerere.
- Salariu / gardă fără atribuire pe centru de cost → blocare validare pontaj. Fără CC, nu se calculează SMCP.
- Depășire plafon lunar CNAS pe capitol → alertă (nu blocare), semnal pentru comisia de regularizare trimestrială.
- Cheltuială fără angajament ALOP prealabil → blocare recepție/plată (L 500/2002 art. 52).
- Sistemul contabil care ține doar contul sintetic (fără analitic sursă) NU poate produce raport de decontare CNAS: fișierul XML SIUI cere separarea DRG vs. PN vs. AMB.
- Analiticul de sursă trebuie propagat de la cheltuială la venit — altfel, la reconciliere lunară, apar diferențe inexplicabile între SIUI și contabilitate.
- SMCP alocat greșit (ex: gardă UPU alocată pe MEDICINA INTERNĂ) distorsionează marja pe secție și duce la decizii manageriale greșite.
- Venitul se recunoaște la validare, nu la încasare — dacă sistemul contabil așteaptă banii, luna martie apare fără venituri, ceea ce e fals contabil.
- PNRR / donațiile: bunul primit intră ca imobilizare, dar venitul se reia eșalonat pe amortizare (D 139 / C 7584) — nu integral la primire.