Reconciliere lună de lună
Punctele unde datele contabile trebuie să bifeze exact cu ce a fost raportat extern. Fără reconciliere automată în soft, diferențele descoperite la Curtea de Conturi devin abateri.
- Cele 6 puncte de reconciliere obligatorii lunar: SIUI ↔ contabilitate venit, Forexebug ↔ execuție, D112 ↔ salarii, DES/SIPE ↔ farmacie PN, SNVM ↔ stoc medicamente, ONAC ↔ acord-cadru.
- Toleranța acceptabilă pentru fiecare punct (de regulă 0 pe cifre, mici la timing între luni).
- Cum se documentează diferența (proces-verbal reconciliere + explicație origine).
- Ce trebuie să facă sistemul contabil automat (raport de reconciliere generat pe click) vs. ce rămâne manual (aprobare).
11.1 Cele 6 puncte de reconciliere obligatorii
Reconcilieri lunare — puncte critice
| Reconciliere | Sursa A (extern) | Sursa B (contabilitate) | Termen | Toleranță |
|---|---|---|---|---|
| Venituri CNAS | Fișier SIUI validat + Nota decont CNAS | Rulaj cont 7511 pe secție/sursă | Ziua 20 luna N+1 | 0 lei (diferența = eroare) |
| Execuție bugetară | Forexebug (situație lunară cheltuieli) | Rulaje clase 6 pe titluri bugetare (10, 20, 55, 70, 71) | Ziua 15 luna N+1 | 0 lei |
| Salarii | D112 (ANAF) + Forexebug art. 10 | Balanță 421, 431, 4315, 444 | Ziua 25 luna N+1 | 0 lei |
| Farmacie PN | DES/SIPE (raportare CNAS medicamente scumpe) | Rulaj 6022 analitic PN + 7515 analitic PN | Ziua 20 luna N+1 | 0 lei pe valoare, 0 pe cantități |
| Stoc medicamente | SNVM verificări FMD | Sold 3021 pe loturi + jurnalul de decommissioning | Continuu, verificare lunară | 0 pe cantități scanate |
| Achiziții acord-cadru | SEAP + platformă ONAC (contracte subsecvente) | Rulaj 401 pe furnizor + evidență angajamente 8066/8067 | Ziua 10 luna N+1 | 0 pe angajamente |
11.2 Reconciliere SIUI ↔ contabilitate venit — cea mai importantă
La sfârșitul lunii CNAS validează raportarea (SIUI) și emite Nota de decont. Suma din notă trebuie să fie identică cu creanța 4111 înregistrată contabil. Diferențele = servicii refuzate care trebuie stornate.
Raportare SIUI luna martie: 240 cazuri, valoare brută 3.850.000 lei.
- Validare CNAS: 232 acceptate (3.720.000 lei) + 8 refuzate (130.000 lei — externare fără cod ICD-10 la 3 cazuri; ICM sub-declarat la 5).
- Nota de decont CNAS: 3.720.000 lei.
- Sold contabilitate 4111.CHIR.CNAS-DRG la 31.03: 3.850.000 lei (înregistrat pe măsura externărilor).
- Ajustare stornare: D 7511.CHIR.CNAS-DRG 130.000 / C 4111.CHIR.CNAS-DRG 130.000 — pentru cazurile refuzate.
- După ajustare, sold 4111 = 3.720.000 lei = Nota decont. ✓
- Cazurile refuzate intră în workflow «contestații» — dacă se admit ulterior, se re-înregistrează cu documente noi.
Import automat al fișierului de răspuns SIUI (XML/CSV) → generare listă cazuri refuzate → propunere înregistrare storno cu un click. Fără această funcție, contabilul face manual 200-500 stornări/lună — sursă majoră de erori.
11.3 Reconciliere Forexebug ↔ execuție bugetară
Forexebug este sistemul MFP care agregă execuția bugetară pe titluri, articole și alineate. Fiecare cheltuială contabilă trebuie mapată pe clasificația bugetară Ord. 1954/2005.
| Titlu bugetar | Denumire | Conturi contabile aferente |
|---|---|---|
| 10 | Cheltuieli de personal | 641, 6421, 645, 4315 |
| 20 | Bunuri și servicii | 6021, 6022, 6023, 6024, 6025, 6028, 605, 611, 612, 622-628 |
| 55 | Alte transferuri | 6588 (rar) |
| 57 | Asistență socială | n/a în spital de regulă |
| 70/71 | Cheltuieli de capital | 212, 213, 214, 205 (achiziții imobilizări) |
Reconciliere: pentru fiecare titlu, sold clase 6 (+ 2XX pe cheltuieli capital) = rulaj Forexebug titlu respectiv. Diferența = eroare de mapare sau înregistrare fără titlu bugetar. Trebuie să se genereze automat mapping-ul; contabilul aprobă doar excepțiile.
11.4 Reconciliere D112 ↔ balanță salarii
| Rubrică D112 | Cont balanță | Verificare |
|---|---|---|
| Total venit brut asigurați | Rulaj 641 + 6421 (partea salarii) | Egal |
| CAS reținut | Sold 4312 | Egal |
| CASS reținut | Sold 4314 | Egal |
| Impozit venit | Sold 444 | Egal |
| CAM 2,25% angajator | Rulaj 6451 = Sold 4315 | Egal |
11.5 Reconciliere farmacie PN — cheltuială vs. venit
Pass-through PN înseamnă că CNAS decontează 100% costul; contabil, cheltuiala (6022.PN) trebuie egalată cu venitul (7515.PN) în AceEași perioadă. Reconciliere lunară obligatorie:
- Rulaj 6022 analitic PN luna N = suma bonurilor de consum PN.
- Fișier DES/SIPE PN transmis CNAS = aceeași sumă.
- Rulaj 7515.PN luna N = suma din decontul CNAS validat.
- Diferența cheltuială - venit = medicamente consumate dar nedecontate (pacient neasigurat, cod ATC greșit) ⇒ analiză obligatorie, nu se ignoră.
11.6 Calendar de reconciliere — sinteză lunară
Calendar închidere luna N (obiectiv: ziua 25 luna N+1)
| Ziua | Activitate | Responsabil |
|---|---|---|
| Ziua 5 | Închidere raportări SIUI (toate secțiile) + facturare CNAS | DRG / raportări |
| Ziua 10 | Închidere achiziții / recepții luna N + reconciliere SEAP-ONAC | Achiziții |
| Ziua 15 | Închidere execuție + upload Forexebug situație lunară | Contabilitate |
| Ziua 18 | Nota decont CNAS primită + reconciliere SIUI ↔ 7511 | Contabilitate + DRG |
| Ziua 20 | Închidere farmacie PN + reconciliere DES/SIPE ↔ 6022.PN/7515.PN | Farmacie + Contab. |
| Ziua 22 | State salarii lună + reconciliere D112 ↔ balanță | Salarizare |
| Ziua 25 | Depunere D112 ANAF + închidere lună contabilă + balanță preliminară | Contabil șef |
- Reconcilierea nu e opțională — Curtea de Conturi cere PV reconciliere lunar pentru fiecare din cele 6 puncte. Absența lor = abatere.
- Diferențele de 1-2 lei apar din rotunjiri TVA sau round-half la salarii — se documentează, nu se corectează silit.
- Cazurile refuzate CNAS trebuie stornate în luna de constatare, nu în luna raportării inițiale (regula perioadei contabile).
- Dacă Forexebug refuză o linie (mapping greșit pe titlu bugetar), NU se închide luna — se corectează contul analitic și se re-raportează.
- SNVM: fiecare medicament scanat la eliberare pacient generează decommissioning definitiv — nu se poate anula. Erorile trebuie evitate prin dublu-scan la casa de marcat farmaceutică.
- Contractele subsecvente ONAC trebuie înregistrate în platformă ONAC în 10 zile de la semnare — altfel se pierde dreptul de a mai comanda în luna respectivă.