Gestiunea stocurilor
Spitalul are 8-15 gestiuni paralele (farmacie centrală, farmacii secții, magazie generală, laborator, alimente). Aici e locul unde se pierd cei mai mulți bani nedocumentați.
- Structura conturilor 302X — medicamente, sanitare, reactivi, alte materiale
- Documentele: comandă → NIR → transfer intern → bon consum → casare
- FIFO/CMP pentru evaluarea consumului; FEFO pentru medicamente (expirare)
- Inventarul anual obligatoriu + inventarele lunare pe gestiuni sensibile
1. Structura contabilă a stocurilor
| Cont | Tip | Ce include |
|---|---|---|
| 3021 | Medicamente și materiale farmaceutice | Toate substanțele active + soluții perfuzabile + medicamente PN |
| 3022 | Materiale sanitare | Seringi, mănuși, comprese, catetere, dispozitive |
| 3023 | Reactivi de laborator | Reactivi biochimie, hematologie, teste rapide, mediu de cultură |
| 3028 | Alte materiale consumabile | Alimente pacienți, combustibil, piese schimb |
| 303 | Obiecte de inventar | Instrumentar sub prag, halate, lenjerie (pragul de imobilizare) |
| 213 | Aparatură medicală | Peste prag → imobilizare, nu stoc |
2. Fluxul unei intrări în stoc (NIR)
NIR = Notă de Recepție și Constatare de Diferențe. Emis de comisia de recepție la fiecare intrare de marfă. Se compară factura, avizul de expediere și marfa fizică — cantitate, calitate, lot, valabilitate, temperatură transport (medicamente termosensibile).
| Moment | Articol contabil | Sumă exemplu |
|---|---|---|
| Recepție lot antibiotice | D 3021 / C 401 | 12.000 lei |
| Plată furnizor 30 zile | D 401 / C 770 | 12.000 lei |
| Consum documentat pe secție (bon consum) | D 6021 / C 3021 | 1.200 lei/tranșă |
3. Transferuri interne
Medicamentul trece prin mai multe gestiuni: farmacie centrală → farmacie sat (secție) → aparat de urgență / dulap secție → pacient. Fiecare transfer se documentează cu Aviz de transfer intern (semnat de gestionarul care predă și de cel care primește). Nu se face articol contabil pe transfer (stocul rămâne pe 3021), doar se schimbă analitic pe gestiunea de destinație.
4. Bonul de consum
Documentul-cheie al scoaterii din stoc. Trebuie să conțină: pacient (nume + FOCG/nr fișă), medicament, cantitate, prescriptor, executant. La medicamente stupefiante/psihotrope — obligații suplimentare (registru special, semnătură medic curant).
Pacient X, FOCG 12345, primește 2 flacoane meropenem 1g/12h, 5 zile → 10 flacoane × 85 lei = 850 lei.
Bon de consum semnat asistent + prescriptor → articol contabil zilnic sau cumulat la externare:
D 6021 = 850 lei / C 3021 = 850 lei — descarcă stocul farmaciei secției.
Consumul se atribuie și pe secție (analitic 6021.MEDINT) pentru costul pe pacient (SMCP).
5. Metoda de evaluare la ieșire — FIFO vs CMP
La același medicament cu prețuri de intrare diferite (2 loturi la 80 lei, 3 loturi la 90 lei), la ieșire trebuie să alegi valoarea: FIFO (primul intrat, primul ieșit) — mai apropiat de realitate. CMP (cost mediu ponderat) — simplifică operarea. Spitalul alege una prin politici contabile și o menține consecvent. Auditul cere respectarea metodei.
6. FEFO — obligatoriu la medicamente
FEFO = First Expired, First Out. La eliberare, medicamentul cu termen mai scurt iese primul, indiferent când a intrat. Reduce dramatic pierderile prin expirare. Softul farmaciei ar trebui să sugereze automat lotul.
7. Casarea stocurilor expirate
Comisie de casare (min. 3 membri, aprobată de manager) → PV constatare → decizie casare → distrugere prin firmă autorizată (medicamente periculoase) → PV distrugere. Articol contabil: D 671 „Cheltuieli excepționale” / C 3021. Se raportează separat la Curtea de Conturi.
8. Inventarul
| Tip inventar | Frecvență | Cine face |
|---|---|---|
| Anual — toate gestiunile | 31 decembrie | Comisii pe fiecare gestiune + comisie centrală |
| Lunar — farmacie centrală + secții mari | Lunar | Farmacist șef + gestionari |
| La schimbare gestionar | La preluare | Comisie mixtă (predare/preluare) |
| Extra — la suspiciuni | Ad-hoc | Comisie desemnată de manager |
La spital dispariția unui aparat de perfuzie nu e „lipsă neexplicată” — e potențial infracțiune (delapidare). Diferențele de inventar se imputăgestionarului dacă nu sunt justificate (perisabilități, expirare documentată). Legea 82/1991 și OMFP 2861/2009 (norme inventar) stabilesc procedura exactă.
- Bonul de consum fără nume pacient sau fără semnătură prescriptor = document invalid → consum neînregistrat corect.
- Diferențele de inventar pe medicamente scumpe (oncologie, factori coagulare) se anchetează separat — potențial fraudă.
- Aparatul de urgență la secție trebuie inventariat săptămânal (medicamente critice cu termen scurt).
- Transferurile între farmacia centrală și farmacia secției trebuie să lase o „urmă” dublă: aviz predare + aviz primire.