Recepția mărfii, NIR-ul & lanțul rece
Momentul în care medicamentul intră legal în patrimoniul spitalului. Un pas ratat = pierdere financiară sau retragere de lot.
- Ce e NIR-ul (Nota de Intrare-Recepție) și ce verifică fiecare rubrică.
- Verificarea fizică: aspect, ambalaj, serie, lot, PVU (perioada de valabilitate până la).
- Cum se documentează ruptura lanțului rece (temperatură vehicul, ambalaj termic, indicator).
- Momentul decomisionării SNVM la intrare (opțional dar recomandat) vs la eliberare.
- Diferența între recepție cantitativă, calitativă și înregistrarea în gestiune.
5.1 Ce e NIR-ul
NIR = document contabil care atestă intrarea bunurilor în patrimoniul spitalului. Fără NIR semnat, factura furnizorului nu poate fi plătită (nu există lichidare — vezi Contabilitate cap. 09). Se emite pe baza avizului de însoțire a mărfii + factura fiscală.
| Rubrica NIR | Ce verifică farmacistul |
|---|---|
| Furnizor & factură | Corespondența cu comanda (număr contract, comandă subsecventă) |
| Denumire, DCI, formă farmaceutică, concentrație | Exact ce a fost comandat, nu un „echivalent” |
| Cantitate | Numărare fizică cutii + verificarea unităților per cutie |
| Serie & lot | Coincidența cu factura; înregistrare în evidența trasabilității |
| PVU (data expirării) | Min. 12 luni valabilitate (regulă internă frecventă); refuz sub 6 luni fără acord |
| Preț unitar & valoare | Corespondența cu prețul contractat (≤ CANAMED) |
| Condiții depozitare | Temperatura, expunere la lumină — respectate în transport |
Un medicament cu PVU la 3 luni riscă să expire pe stoc → casare pe contul 671 „cheltuieli excepționale”. Regula uzuală: minimum 2/3 din perioada de valabilitate rămasă. Excepții doar cu acord scris al farmacistului-șef și motivare (ex: DCI cu discontinuitate națională).
5.2 Lanțul rece — verificarea la recepție
| Element | Cum verifici | Sancțiune dacă e greșit |
|---|---|---|
| Temperatura vehiculului | Descărcare fișă termo (logger) din camionul frigorific | Refuz total marfă termosensibilă |
| Indicator temperatură pe colet | Vaccine Vial Monitor / termoetichetă | Refuz doza afectată; PV incident |
| Timp descărcare < 15 min | Cronometrare, temperatură ambient | Documentare + acceptare cu rezerve |
| Ambalaj termic (icepack neconsumat) | Verificare vizuală, temperatură țintă 2–8°C păstrată | Idem |
- Insulinele, vaccinurile, biologicele (trastuzumab, rituximab, etanercept etc.) sunt termosensibile — o expunere la > 8°C compromite eficacitatea. Nu se acceptă „recuperare” prin racire ulterioară.
- Frigiderele farmaciei TREBUIE să aibă înregistrare continuă temperatură (min-max zilnic + logger 24/7 pentru medicație critică) și sistem alarmă.
- În caz de discontinuitate refrigerare > 30 min, sună producătorul — unele produse au tolerane declarate; documentează totul în registru „incidente lanț rece”.
5.3 Recepție cantitativă vs calitativă vs înregistrare
| Pas | Cine semnează | Când |
|---|---|---|
| Recepție cantitativă | Gestionar/asistent + farmacist | La descărcare (număr cutii, coincidență aviz) |
| Recepție calitativă | Farmacist (obligatoriu) | Verificare integritate, PVU, serie, lot, condiții |
| Decomisionare SNVM parțială (la intrare) | RSVR / farmacist desemnat | Opțional; obligatoriu pt. transfer între unități |
| Înregistrare gestiune (cont 3021/3022) | Farmacist + contabilitate | În ziua recepției — obligatoriu |
Camionul ajunge 9:15. Se descarcă 9:20–9:40. Farmacistul verifică fișă termo (–3°C în frigo, 20°C în ambient, OK). Numărare cutii: 39/40 (lipsă 1 cutie augmentin) → PV lipsă, aviz corectat. Verificare PVU pe 10 poziții random (min. 14 luni). NIR emis pentru 39 poziții primite. Factura se plătește doar pe cantitatea recepționată efectiv. Cutia lipsă → notă distribuitor pentru re-livrare sau storno.